… zurück zu den Prozessen und Produkten des Unternehmens und dessen Kunden.
Folgende Fragen sind zu klären:
- Welche Prozesse bildet das Unternehmen ab? (meist sind es die Werteflüsse des Unternehmens, in ein oder mehreren Applikationen)
- Was für ein ERP-System(e) hat das Unternehmen schon?
Die aktuelle Applikationslandschaft ist ein wichtigerBestandteil einer ersten Analyse. Des Weiteren gehören Kunden, Branchenanforderungen und die bestehenden Geschäftsprozesse dazu. Bzgl. Branchen habe ich mich eher im produzierenden Umfeld umgehört, aber auch bei Dienstleistern, die solche Unternehmen unterstützen.
Der ersten Analyse folgt ein kleiner Blick in die Zukunft:
- Was braucht das Unternehmen?
- Wo will es hin?
- Will es wachsen?
- Gibt es neue Geschäftsfelder?
Diese Parameter sind wichtig, um eine vertiefte Analyse der Geschäftsprozesse zu machen. Eine Gap-Analyse macht nur Sinn, wenn die Ziele des Unternehmens bekannt sind; diese müssen in die Anforderungen eingebunden werden.
Aus den Analysen, dem Ausblick und den Zielen entsteht ein Anforderungskatalog,welcher als Grundlage für die Evaluation dient. Erst jetzt kann die Selektion beginnen. Was jetzt kommt, ist den meisten bekannt: Es folgen Long-list, vieleÜberlegungen, eine Shortlist daraus und dann das letzte Auswahlverfahren. Und natürlich die Genehmigung eines Budgets, das es erlaubt, eine sinnvolle Lösung zu implementieren.
Aber was ist denn für eine Auswahl wichtig? Natürlich betriebswirtschaftliche und technische Anforderungen und aus meiner Erfahrung sehr wichtig: das Projektteam, die Projekt-Sponsoren und die Zukunftsfähigkeit der Lösung, sprich die Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Zum Beispiel:
- KI-Lösungen
- Integrationsmöglichkeiten weiterer Softwareprodukte
- Webapplikationen oder mobile Lösungen für verschiedene Device-Arten
- Sicherheit
- Unterstützung bei der Einhaltung von Regulatorien
In der Schweiz kommen noch Themen wie spezifische Zahlungsmethoden (QR-Code, Paymentterminals, Twint, Bankenanbindungen usw.) oder die Fähigkeit, mehrere Sprachen abzubilden, dazu.
Eine grundsätzliche Voraussetzung ist, dass die wichtigsten Bausteine der Geschäftsprozesse des Unternehmens durch die evaluierten Applikationen möglichst nahtlos (definierte Schnittstellen) abgebildet werden können.
Bei der Auswahl einer ERP-Lösung sollte auch das Potenzial in Bezug auf die Automatisierung von bestehenden Prozessen beachtet werden. Natürlich können alle Prozesse analog übernommen werden, aber die Einsparung durch Vermeidung von Medienbrüchen oder die Automatisierung von Arbeitsschritten sollten unbedingt in Betracht gezogen werden. Eine Änderung der Prozesse gegenüber der Ausgangssituation kann ein großer Benefit sein. Selbst wenn sich hier keine offensichtliche Einsparung ergibt, sind eine bessere Qualität der Daten oder eine Erhöhung der Transparenz im Unternehmen anzustrebende Ziele. Nebst internen Parteien dürfen auch die Stakeholder außerhalb gerne von den optimierten Prozessen profitieren.
Das Projektteam hat hier eine wichtige Aufgabe, nämlich diese Veränderung durch neue Prozesse im Unternehmen zu implementieren und alle anderen Stakeholder (z.B. Sponsoren, Geschäftsleitung) auf die Reise mitzunehmen.
Fazit: Bevor das Projekt überhaupt startet, braucht es Analysen und Zielsetzungen. Wenn man weiß, wohin man reisen will, dann braucht es die richtige Crew und eine Auswahl der passenden Lösung(en) nach definierten Kriterien. Dies ist aus meiner Erfahrung der wichtigste Teil eines ERP-Projektes.
Dies bestätigen auch Gespräche mit Experten: In allen Interviews wurde folgende Erkenntnis bestätigt: Das ERP muss zum Unternehmen passen. Das bedeutet, dass ERP-Systeme sehr unterschiedliche Anforderungen je nach Branche und Größe des Unternehmens erfüllen müssen. Die Quintessenz aus den Gesprächen: Es gibt etliche ERP-Lösungen, die nur für bestimmte Branchen eingesetzt werden oder die nur bestimmte Prozesse abdecken, auf die sich das Unternehmen spezialisiert hat (z.B. Projektabrechnung). Damit ist die Landschaft der Anbieter und Beratungshäuser vielfältiger geworden und für die Unternehmen auch schwieriger zu erkennen, wer denn der richtige Partner ist, war der einheitliche Tenor. Gemäß Experten lässt sich ein leichter Technologiewandel erkennen und eine weitere Spezialisierung der Applikationen in einem sehr fragmentierten Markt.
Meine Erwartung in punkto Ergebnis dieser Analyse wurde nicht erfüllt, ich hatte andere Applikationen in der produzierenden KMU-Welt erwartet und ein einheitlicheres Bild bzgl. Einsatz. Aber damit ist für mich klar: Eine standardisierte Herangehensweise an solche Projekte ist umso wichtiger, da die Klärung, welche Prozesse wie in einer Applikation abgebildet werden sollen, das Hauptaugenmerk im Projekt sein sollte. Und erst dann kommt die Auswahl.
Weitere Fragen zu den Erkenntnissen der Umfrage und dem standardisiertem Einführungsvorgehen beantworte ich gerne auf smdprojects@outlook.com oder auf LinkedIn.
